Administrasi Gugus Depan (Pramuka)

pabila melihat definisi administrasi secara formal dan legitimas, administrasi diartikan sebagai usaha atau kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Beberapa unsur pokok di dalam administrasi yang dimaksud ialah : (1) sekelompok orang, (2) tujuan, (3) tugas dan fungsi, (4) peralatan dan perlengkapan yang diperlukan. Akan tetapi di dalam RTL ini, hal yang terkait Administrasi hanya mengambil unsur keempat, yaitu peralatan dan perlengkapan.
Administrasi dalam tulisan ini didefinisikan sebagai perlengkapan ketatausahaan yang mendukung tertibnya manajemen gugus depan.
Administrasi yang dipersiapkan adalah:

a) Program Kerja Tahunan

Merupakan rencana kegiatan yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan selama satu tahun. Prota ini dijabarkan menjadi 3 tahapan yang masing-masing belaku selama 4 bulan (caturwulan) Pelaksanaannya dapat dilakukan menurut skala prioritas, mana yang perlu didahulukan sesuai dengan kondisi tadik dan lingkungannya.

NO	Kegiatan	Bulan				Ket
NO	Kegiatan	1	2	3	4	Ket

b) Program Kegiatan Mingguan

Memuat runtutan kegiatan yang akan dilaksanakan pada waktu latihan rutin.

PROGRAM KEGIATAN MINGGUAN

hari, tanggal :
tempat :

NO	Kegiatan	Acara Pengganti	Keterangan

c) Buku Induk Anggota

Buku induk anggota sebagai penertiban data, memuat data diri anggota serta tingkat kecakapan anggota. Format seperti di bawah ini:

NO	NTA	NAMA ANGGOTA	AGAMA	TEMPAT, TGL LAHIR	ALAMAT	NAMA ORANG TUA

PEKERJAAN	Dilantik Tanggal			Mendapat TKK tanggal
PEKERJAAN	Ramu	Rakit	Terap	1	2	3	4	5

d) Buku presensi (kehadiran)

Buku ini dipakai ketika latihan rutin, untuk mengecek kehadiran anggota di tiap regu.

Buku Kehadiran

Regu :
Hari, tanggal :

NO	Nama	Jabatan dalam regu	Hadir	S	I	A	Paraf

e) Buku Iuran dan buku tabungan

Buku ini dapat disatukan dengan buku presensi.

Buku Kehadiran

Regu :
Hari, tanggal :

NO	Nama	Jabatan	Hadir	S	I	A	Iuran	Tabung-an	Paraf

f) Buku Agenda Latihan

Buku Agenda memuat kegiatan yang dilaksanakan ketika latihan.

NO	Kegiatan	Waktu	Tempat	Peserta	Biaya	Ket

g) Buku Catatan Rapat (Notula)

untuk mencatat hal-hal penting ketika pertemuan, rapat, atau pengarahan dari pembina.
hari/ tanggal                 :
waktu                             :
tempat                           :
acara                              :

NO	Permasalahan	Pemecahan	Keterangan

h) Buku Inventaris

Untuk mencatat perbendaharaan benda dan peralatan Gudep.

NO	Barang	Klasifikasi	Jumlah	Keadaan (B/RR/RB)	Sumber	Ket

i) Buku Log

Buku ini mencatat peristiwa atau kegiatan penting yang terjadi di gugus depan.

NO	Tanggal	Catatan	Keterangan

j) Buku Catatan Pribadi

merupakan catatan rahasia tentang tadik yang dipegang oleh pembina.

NO	nama tadik yang teramati	Catatan	Keterangan

k) Buku Upacara Pelantikan

untuk mencatat kegiatan pelantikan.

NO	Hari, tanggal, waktu	tempat	nama terlantik	pelantikan tingkat	pembina pelantik	Ket

l) Buku Tamu

Buku ini mencatat tamu yang berkunjung ke Gugus Depan, berisikan maksud dan tujuan serta saran-saran dari tamu.

NO	Hari, tanggal, waktu	nama/ alamat	jabatan	maksud	kesan dan pesan	Ttd

m) Buku ekspedisi

Buku untuk mencatat keluar masuk surat

NO	No. Surat	Tanggal Surat	Perihal	Tujuan	paraf	ket

Dengan penertiban administrasi, diharapkan akan menunjang kelancaran dan keberhasilan kegiatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.